早上剛到公司,林宇就發現部門氛圍比昨天還緊繃——小張對著電腦屏幕唉聲嘆氣,手指在鍵盤上戳來戳去,半天沒敲出一個字;實習生小周更是坐立不安,時不時抬頭往門口瞟,像是怕監管部門的人突然闖進來。就連平時最沉得住氣的趙倩,也對著一摞文件皺著眉,嘴角抿成了一條直線。
林宇心里門兒清,這是王建國的流起了作用,再加上監管核查的事兒懸著,大家難免心慌。他沒急著坐下,直接走到辦公室中間,拍了兩下手:“都停一停,占用大家十分鐘,開個快速碰頭會。”
等所有人圍過來,林宇拉了把椅子坐下,故意把語氣放得輕松:“我看你們一個個跟要參加期末考似的,臉都繃得能當鼓敲了。怎么,真信了外面說的‘咱們要卷鋪蓋走人’?”
小周小聲嘀咕:“林哥,剛才在電梯里聽見財務部的人說,監管這次查得特別嚴,要是證據不全,說不定還要約談咱們……”
“約談怕什么?”林宇笑了,“咱們又沒做虧心事,正好跟監管的同志好好聊聊咱們項目有多靠譜。”他從抽屜里拿出一個文件夾,往桌上一放,“這是我昨晚整理的項目全流程清單,從上個月初咱們去高校調研,到跟品牌方簽合同,再到kol投放,每一步都記著呢。咱們今天就做一件事——把這些環節的證據鏈捋順,讓它扎實得像塊承重墻,誰也動搖不了。”
說著,林宇把清單分給大家:“趙倩,你負責梳理財務板塊。咱們跟供應商的合同、每一筆付款的發票、還有昨天補的費用明細,都按時間順序排好,備注上對接人是誰、什么時候簽的字,形成完整的‘合同-發票-明細-驗收單’閉環,別給人挑出漏洞。”
“小張,你盯數據這塊。”林宇轉頭看向小張,“把第三方監測平臺的原始數據導出來,跟咱們上報給品牌方的數據對比,做個差異表——我估計監管肯定會查這個,咱們提前準備好,一目了然。對了,把kol發布的推廣視頻鏈接也整理好,每一條都標注播放量、互動量的截圖時間,證明數據是實時抓取的,沒動過手腳。”
“小周,你負責執行環節的證據。”林宇又看向實習生,“咱們去高校辦線下活動的照片、簽到表,還有跟kol的對接記錄,都匯總起來。尤其是簽到表,上面有學生的簽字和聯系方式,這都是實打實的推廣痕跡,比空口說一萬句都管用。”
分配完任務,林宇站起身:“大家記住,咱們要做的不是‘湊證據’,是‘理證據’。每一份文件都要能找到對應的人、對應的事,形成邏輯閉環。比如提到某筆物料費,就能拿出合同證明咱們確實買了,拿出明細證明錢花在哪了,拿出活動照片證明物料確實用了——這樣才算合格。”
大家拿著清單各自忙活起來,辦公室里瞬間只剩下鍵盤敲擊聲和紙張翻動的聲音。林宇也沒閑著,他打開電腦,開始整理項目立項階段的資料——從最初的市場調研報告,到公司內部的立項審批單,再到跟品牌方的需求對接記錄,一一歸檔。
剛整理到一半,小張突然叫了一聲:“林哥,這里有個小問題!”
林宇走過去,只見小張指著電腦屏幕:“第三方平臺7月15號的數據,比咱們上報的多了200多的互動量,這會不會有問題啊?”
林宇湊近一看,笑了:“這是正常的延遲差。第三方平臺是實時-->>更新的,咱們上報數據是當天下午五點截的圖,之后又有200多用戶評論,所以才會有差異。你在差異表里注明‘數據截取時間不同導致差異,已與第三方平臺確認,附溝通記錄’,就行了。”
小張松了口氣:“好嘞林哥,我這就加上。”
這邊剛解決完,趙倩又舉了舉手:“林宇,咱們跟a供應商的合同里,有一條關于物料運輸費的約定,但是對應的發票里沒單獨列出來,會不會被認為是虛報?”